Namfus integritetspolicy

Námfús ehf., isländskt org.nr 410702-4440, Höfðabakki 9b, 110 Reykjavík, Island, driver skolsystemet Namfus för förskolor, grundskolor, fritidshem och kommuner. Den här policyn beskriver hur personuppgifter hanteras i systemet, i apparna och på webbplatsen namfus.com.

En förälder som vill veta vad barnets skola registrerar, eller som vill använda sina rättigheter, vänder sig först till skolan eller kommunen. Namfus hjälper skolan att svara (se avsnitt 6).

Skolan bestämmer vad som registreras och vilka moduler i systemet som används, så listan hos en enskild skola kan vara kortare.

Känsliga uppgifter. Skolan kan registrera uppgifter om stöd, särskilda behov eller hälsa hos en elev, till exempel en individuell studieplan, stödåtgärder eller allergier. Åtkomsten till dem är snävare, och varje uppslag loggas.

Uppgifter i skolsystemet behandlas för att skolan ska kunna uppfylla sina lagstadgade skyldigheter och sköta det dagliga arbetet. Det omfattar elevregistrering, scheman, närvaro, bedömning, kommunikation med hemmen och rapporter till kommunen. Den rättsliga grunden är skolans som personuppgiftsansvarig, oftast en rättslig förpliktelse eller en uppgift av allmänt intresse enligt de isländska lagarna om grundskola och förskola (artikel 6.1 c och e i dataskyddsförordningen). Namfus använder inte uppgifterna för egna syften, säljer dem inte och använder dem inte för marknadsföring.

Uppgifter som Namfus själv ansvarar för behandlas så här:

Systemet, databasen, filer och säkerhetskopior lagras hos Open Telekom Cloud i Tyskland, inom EES. Namfus lämnar inte ut personuppgifter till andra än de underbiträden som står på Namfus lista över underbiträden, om inte lag kräver det.

Listan, med roll och plats för varje part, finns i bilagan längst ned på den här sidan. Där står också de tjänster för elektroniska underskrifter som skolor ansluter med egna konton.

Artificiell intelligens. AI-funktionerna är valfria, och den personuppgiftsansvarige bestämmer om de är aktiva. Systemet skickar varken namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer eller bild på en elev, utan en anonym identifierare. Text som personalen själv skriver skickas som den är skriven, så den ska inte innehålla personuppgifter. Vid uttalsbedömningen i ÍSAT-modulen skickas en ljudinspelning av eleven till OpenAI för transkribering. Enligt OpenAIs villkor används uppgifterna inte för träning. AI fattar inga beslut om elever.

Skolor och kommuner får besked i förväg om nya underbiträden och kan invända.

Varje skolas uppgifter hålls åtskilda från andra skolors uppgifter, och varje användare ser bara det som rollen tillåter. En lärare ser de elever hen undervisar, en vårdnadshavare sina egna barn och en elev sina egna uppgifter. Servern kontrollerar behörigheten vid varje åtgärd.

• Kommunikationen är krypterad (HTTPS), och säkerhetskopior är krypterade.
• Varje ändring av personuppgifter och varje uppslag i dem loggas på en namngiven användare.
• Säkerhetsarbetet följer ett ledningssystem för informationssäkerhet som bygger på ISO/IEC 27001.
• Vid en personuppgiftsincident underrättar Namfus skolan eller kommunen utan onödigt dröjsmål, så att den kan anmäla incidenten till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar.

Lagring. Uppgifter i skolsystemet sparas enligt skolans beslut och dess skyldigheter enligt den isländska arkivlagen nr 77/2014. När ett avtal upphör lämnar Namfus tillbaka uppgifterna till skolan eller raderar dem, enligt vad personuppgiftsbiträdesavtalet säger. Uppgifter som Namfus själv ansvarar för raderas när ändamålet med behandlingen är uppfyllt, om inte lag kräver längre lagring, till exempel bokföringslagen.

Du har rätt att få tillgång till uppgifterna om dig, att få dem rättade, begränsade eller raderade, att få ut dem i ett maskinläsbart format och att invända mot behandlingen (artiklarna 15–21 i dataskyddsförordningen). Vårdnadshavare utövar dessa rättigheter för sina barn. Det kostar ingenting.

Om Namfus får en begäran om skoluppgifter skickas den vidare till skolan, som fattar beslutet. Namfus hjälper skolan att sammanställa uppgifterna eller radera dem.

Kakor. Skolsystemet använder bara nödvändiga kakor, till exempel för att hålla en användare inloggad. Webbplatsen namfus.com använder inga analys- eller reklamkakor. Webbplatsen drivs hos Vercel, som loggar teknisk information som IP-adress under en kort tid för drift och säkerhet.

Ändringar. Namfus ser över policyn när behandlingen ändras och minst en gång om året. Den senaste versionen finns alltid på namfus.com/sv/privacy, med datum för den senaste ändringen. Skolor får besked om väsentliga ändringar.

Kontakt. Frågor om uppgifter som en skola eller förskola registrerar går till skolan eller kommunen (se avsnitt 6). Namfus svarar bara för sin egen behandling, alltså den publika webbplatsen och kommunikationen med kunder: Námfús ehf., Höfðabakki 9b, 110 Reykjavík, Island. Dotterbolag i Tyskland: Namfus Deutschland GmbH, Königstraße 5, Stuttgart. Dataskyddsombud: Oddur Hafsteinsson, personuvernd@namfus.is. Allmän support: support@namfus.is.

Namfus använder dessa underbiträden för att driva skolsystemet. Skolor och kommuner får besked i förväg om nya parter och kan invända.

En skola som använder elektroniska underskrifter ansluter ett eget konto hos en av dessa tjänster. Avtalet gäller mellan skolan och tjänsten, och Namfus skickar dokument för underskrift via skolans konto. Tjänsterna är därför inte underbiträden till Namfus.